Actos, muestras y egresos escolares: cómo organizarlos, sumar a las familias y cuidar la imagen de los chicos

Viernes, diez de la mañana, salón de actos lleno. En el escenario, segundo grado espera su turno con escarapelas que se caen. En las primeras filas, cuarenta celulares levantados al mismo tiempo, cada uno buscando a su hijo entre veinticinco chicos. Esa tarde, las fotos del acto van a circular por cinco grupos de WhatsApp, alguna va a terminar en una cuenta pública de Instagram, y en una de ellas va a aparecer, en primer plano, un chico cuya familia había pedido expresamente que no se publicara su imagen. Nadie lo hizo con mala intención. Simplemente, nadie lo había pensado.

Un acto, una muestra o un egreso salen bien cuando se organizan con tiempo, con roles claros y con las familias adentro, y cuando la escuela decide de antemano qué se fotografía, quién aprueba lo que se muestra y dónde se comparte. En la Argentina, la imagen de los chicos está protegida por ley, y la forma más simple de cuidarla es combinar tres cosas: autorización por escrito de las familias, aprobación previa de todo lo que se proyecta o publica, y un único lugar privado para compartir las fotos. Esta guía repasa cada paso, con ideas concretas para cada tipo de evento y un checklist final para el equipo directivo.

No todos los eventos escolares son iguales

Antes de decidir horarios o decoración, conviene responder una pregunta: ¿para qué hacemos este evento? Un acto patrio tiene un sentido pedagógico y ceremonial; una muestra anual quiere mostrar lo que los chicos aprendieron; una kermés suele juntar fondos para la cooperadora; un egreso cierra una etapa. De esa respuesta depende el tono, la duración y hasta qué se puede proyectar en una pantalla.

Una aclaración útil: la colación y la fiesta de egresados son cosas distintas. La primera la organiza el colegio y tiene carácter institucional; la segunda la suelen organizar las familias o los propios chicos, fuera del horario escolar. Para la fiesta hay una guía aparte con cuánto cuesta la fiesta de egresados y la página de egresados. Esta nota se ocupa de lo que organiza la escuela.

La organización, paso a paso

La mayoría de los problemas de un acto aparecen la misma mañana: el micrófono que no anda, el grado que no sabe cuándo entra, la familia que no sabía que había que traer algo. Casi todos se evitan con un calendario hacia atrás. Este es un orden que funciona para un evento de tamaño mediano; para un acto patrio corto se puede comprimir, y para una muestra grande conviene estirarlo.

Cómo sumar a las familias

En casi todos los actos, las familias cumplen un solo rol: mirar y sacar fotos. Es comprensible, pero se pierde una oportunidad. Cuando las familias tienen algo para hacer, el evento se vuelve de la comunidad y no solo del colegio. Y la participación no tiene que ser complicada: hay propuestas para antes, durante y después.

Antes del evento

• ✦Pedir ayuda concreta, no genérica. «Necesitamos tres personas para armar el escenario el jueves a las 18» funciona mucho mejor que «si alguien puede dar una mano, avise».
• ✦Invitar a contar historias. Para una muestra sobre el barrio o sobre la historia de la escuela, las familias pueden aportar fotos viejas, objetos o testimonios.
• ✦Sumar a la cooperadora desde el principio, sobre todo en kermeses y ferias, donde la organización de los puestos es clave.

Durante el evento

• ✦Una trivia de la escuela. Preguntas sobre la historia del colegio o sobre lo que aprendieron los chicos en el año, respondidas desde el celular mientras se espera que empiece. Las familias compiten con sus propios hijos.
• ✦Mensajes para los que egresan. En un egreso, las familias pueden dejar un mensaje para el grupo que se lee o se muestra al final.
• ✦Recorrido con consigna. En una muestra, una tarjeta con preguntas que se responden visitando los stands hace que las familias recorran todo, no solo el del grado de su hijo.
• ✦Puestos atendidos por familias en la kermés, con turnos cortos para que nadie se pierda el evento.

Después del evento

• ✦Devolver las fotos por un solo canal, con las imágenes aprobadas.
• ✦Agradecer con nombres a quienes ayudaron, en el cuaderno de comunicaciones o en la cartelera.
• ✦Preguntar qué les pareció con una encuesta de dos o tres preguntas. Las familias que opinan se sienten parte, y la escuela aprende.

Un acto en el que las familias solo miran es un acto del colegio. Uno en el que hacen algo es un acto de la comunidad.

Ideas para cada tipo de evento

Actos patrios

El desafío de un acto patrio es que sea breve, que tenga sentido y que cada grado tenga su momento. Algunas ideas que funcionan: una pantalla que acompañe con imágenes de la época mientras un grado lee o dramatiza; una línea de tiempo armada por los chicos en la entrada, que las familias recorren al llegar; un cierre con una canción que canta todo el salón, chicos y adultos juntos.

Lo que conviene evitar son los discursos largos y los tiempos muertos entre grado y grado. Si hay que cambiar la escenografía, que la pantalla o la música cubran ese momento.

Muestras y ferias de ciencias

En una muestra, el riesgo es que cada familia vaya directo al stand de su hijo y se vaya. La clave es invitar a recorrer: un mapa con todos los stands, una consigna de preguntas, una votación del público por el proyecto más original. Los chicos que explican su trabajo a adultos que no son sus padres viven una experiencia muy distinta a la de presentar frente a su familia.

Una pantalla en la entrada que vaya mostrando fotos de los stands (aprobadas antes, como se explica más abajo) ayuda a que las familias vean lo que pasa en otras aulas y se animen a ir.

Kermeses y ferias

La kermés es el evento más participativo del año, porque está hecha por la comunidad. Lo que más la complica es la logística: turnos de voluntarios, caja, comida, juegos para chicos de distintas edades, seguridad. Una planilla compartida con turnos de una hora permite que nadie quede atado a un puesto toda la tarde. Para los juegos, valen las mismas reglas que en un cumpleaños infantil: cortos, claros y sin que nadie quede afuera. Hay más ideas en cómo lograr que los invitados participen en una fiesta.

Fiestas de fin de curso

El acto de fin de año tiene una trampa: se lo come el egreso. Los cursos que no egresan quedan como relleno. Que cada grado tenga su minuto de protagonismo (un video corto del año, una canción, una foto grupal en la pantalla) hace que todas las familias se sientan parte del cierre, no solo las de sexto, séptimo o quinto año.

Egresos de primaria

El egreso de primaria es, para muchas familias, el primer gran cierre de etapa. La emoción está garantizada; lo que hay que cuidar es el ritmo. Algunas ideas: un recorrido de fotos desde primer grado (con las autorizaciones al día), mensajes de las familias y de los docentes, una canción del grupo, la foto de todo el curso con sus maestras. Lo que conviene evitar son los «premios» individuales que dejan a algunos chicos afuera o expuestos.

Colaciones de secundaria

La colación es el acto más formal del año: entrega de diplomas, palabras de autoridades, discursos de egresados. Lo que más se agradece es que sea puntual y que no se estire. Si los discursos son varios, conviene acordar una duración máxima con anticipación. Una pantalla que muestre a cada egresado mientras recibe su diploma, o las fotos de la promoción entre un momento y otro, le da calidez sin agregar tiempo. Para lo que viene después, la fiesta, hay ideas en la página de egresados y en la nota sobre la fiesta de egresados que se hizo viral.

La imagen de los chicos: qué dice la ley

Acá está la parte que más preocupa a los equipos directivos, y con razón. En un acto, decenas de personas sacan fotos de chicos que no son sus hijos, y esas fotos pueden terminar en cualquier lado. La escuela no puede controlar todo lo que hace cada familia con su celular, pero sí puede decidir cómo fotografía, qué muestra y qué publica ella misma, y dar reglas claras para el resto.

El punto de partida es la Ley 26.061 de Protección Integral de los Derechos de las Niñas, Niños y Adolescentes. Su artículo 22, sobre el derecho a la dignidad, lo dice con todas las letras:

El mismo artículo prohíbe exponer, difundir o divulgar imágenes que permitan identificar a los chicos, directa o indirectamente, a través de cualquier medio, en contra de su voluntad y la de sus padres o responsables, cuando se lesione su dignidad o su reputación o se trate de injerencias arbitrarias en su vida privada. Es una protección especial, que se suma a las reglas generales.

Entre esas reglas generales está el artículo 53 del Código Civil y Comercial, que establece que para captar o reproducir la imagen o la voz de una persona es necesario su consentimiento, salvo algunas excepciones (por ejemplo, que la persona participe en actos públicos o que exista un interés educacional prioritario y se tomen precauciones para evitar un daño innecesario). Y la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, cuyo artículo 5 exige, como regla, un consentimiento libre, expreso e informado para el tratamiento de datos personales.

En la práctica, lo más prudente para una escuela es no apoyarse en las excepciones y trabajar siempre con autorización escrita de las familias. Hay modelos oficiales que sirven de referencia. Por ejemplo, el formulario de autorización para uso de imagen de niñas, niños y adolescentes que publicó en 2022 el entonces INADI para una campaña en escuelas detalla qué se autoriza (imágenes, videos y sonidos), con qué fin (educativo y de promoción de derechos), en qué canales (los institucionales) y durante cuánto tiempo. Esos cuatro elementos, qué, para qué, dónde y hasta cuándo, son los que tiene que tener cualquier autorización que use tu escuela.

El tema también se trabaja en el aula. En 2024, la Agencia de Acceso a la Información Pública publicó «Nuestro mundo digital», una guía pedagógica y otra para adolescentes sobre protección de datos personales. Una de sus actividades propone discutir un caso muy cercano a lo que pasa en las escuelas: un club publica en su web la foto de un chico sin que él ni su familia lo hayan autorizado, y el chico quiere que la saquen. Vale la pena que el equipo docente la conozca: es una forma de que los chicos entiendan que su imagen es suya.

Cómo compartir fotos sin exponer a nadie

Con el marco claro, lo que sigue es práctico. En España, el Instituto Nacional de Ciberseguridad (INCIBE) publicó recomendaciones para que las escuelas difundan imágenes de chicos que, aunque responden a otra legislación, son de puro sentido común y se pueden adaptar. Juntando esas ideas con lo que dicen las normas argentinas, estas son las reglas que conviene adoptar:

1. 1Autorización escrita al inicio del año, con opciones claras: «sí, en canales internos», «sí, también en redes públicas», «no». Y que se pueda cambiar en cualquier momento.
2. 2Un listado actualizado de quiénes no pueden aparecer, en manos de quien fotografía y de quien modera. Puede haber chicos que, por razones familiares o judiciales, no deben ser identificados en ninguna foto.
3. 3Aprobación previa de todo lo que se muestra o se publica. Nada se proyecta en una pantalla ni se sube a una red sin que alguien designado lo revise antes.
4. 4Sin nombres completos ni datos que identifiquen en los epígrafes ni en los textos que acompañan las fotos. «Los chicos de tercero en la muestra de ciencias» alcanza.
5. 5Encuadres que no expongan: grupos, manos trabajando, chicos de espaldas, planos generales. Para redes públicas, mejor imágenes en las que no se reconozcan caras.
6. 6Un único lugar privado para compartir las fotos con las familias, con acceso por link y con una fecha de borrado conocida.
7. 7Nada en los celulares personales de los docentes. Si un docente saca fotos, que las pase al canal institucional y las borre de su teléfono.
8. 8Retirar una foto a pedido, sin discusión. Si una familia pide que se quite una imagen, se quita.

La pantalla en el acto, bien usada

Cada vez más escuelas suman una pantalla a sus actos y muestras: para acompañar con imágenes, para mostrar lo que pasa en otras aulas, para que las familias de atrás vean el escenario. Bien usada, une a la comunidad y le da a cada grado su momento. Mal usada, puede mostrar en grande justo la foto que no tenía que salir.

La regla de oro es la aprobación previa: que ninguna foto aparezca sin que alguien designado la vea antes. Hay herramientas pensadas para eso. En QR Party, por ejemplo, las familias escanean un QR y suben sus fotos desde el celular, sin instalar nada ni registrarse; en modo manual, cada foto espera la aprobación de quien modera antes de salir en la pantalla, que lleva los colores, el logo y el lema de la institución, y al final el colegio se queda con un álbum privado del evento que se borra solo a los seis meses. Sea con esta o con otra herramienta, lo importante es el criterio.

• ✦Qué sí mostrar: grupos, momentos del acto, stands de la muestra, la bandera, el escenario, los docentes, las familias que ayudaron.
• ✦Qué no mostrar: primeros planos de chicos sin autorización, fotos de chicos del listado de restricción, imágenes que puedan avergonzar a alguien, carteles con nombres completos.
• ✦Quién modera: alguien del equipo directivo o un docente designado, con el listado de restricciones en la mano, que no tenga otra tarea en ese momento.
• ✦Cómo se avisa: en la comunicación previa a las familias, igual que se avisa de las fotos en cualquier acto.

Para la parte técnica, conectar la pantalla y que se vea bien en el salón de actos, sirve la guía sobre cómo conectar la notebook a la tele. Y si querés entender por qué las fotos de un evento quedan dispersas en cien celulares y cómo juntarlas, está cómo lograr que te pasen las fotos.

Los errores más comunes

• ✦Pedir las autorizaciones el día anterior. Llegan incompletas y el listado de restricciones queda desactualizado.
• ✦Usar el grupo de WhatsApp como álbum. Las fotos de todos los chicos terminan en el teléfono de todas las familias, sin control.
• ✦Publicar con nombre y apellido. Un epígrafe genérico cumple la misma función sin exponer a nadie.
• ✦Proyectar sin revisar. Una sola foto inadecuada en la pantalla alcanza para arruinar un acto.
• ✦Que el egreso se coma el fin de curso. Todos los grados merecen su minuto.
• ✦Programa sin minutos. El acto se estira y las familias que trabajan se van antes de que pase el grado de su hijo.

El mejor recuerdo es el que nadie tiene que borrar

Los actos y las muestras son de los pocos momentos del año en los que toda la comunidad educativa está en el mismo lugar: chicos, docentes, familias, a veces abuelos y vecinos. Vale la pena organizarlos con el mismo cuidado con que se planifica una clase. Un programa con minutos, roles claros y familias que hacen algo más que mirar convierten un trámite del calendario en un recuerdo.

Y el recuerdo tiene que poder quedarse sin problemas. Una escuela que pide autorización, que revisa lo que muestra y que comparte las fotos en un solo lugar privado no solo cumple con la ley: les enseña a los chicos, con el ejemplo, que su imagen es suya. Esa también es una lección.

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